Problemstellung
Eine häufige Herausforderung in Campflow besteht darin, dass dieselbe Person über verschiedene Events hinweg mehrfach angemeldet ist, beispielsweise für "Event Zeltlager 23", "Event Zeltlager 24", "Event Zeltlager 24 Lagershirtsbestellung", "Event Zeltlager 24 Nachtreffen" und möglicherweise auch als "Mitglied". Je nach Event werden unterschiedliche Daten erhoben, die nicht immer vollständig oder konsistent sind. Oftmals wäre es jedoch hilfreich, wenn alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen würden, insbesondere wenn es um die Planung von Events oder die Kommunikation mit Teilnehmern geht. Es wird unübersichtlich, wenn im Dropdown-Feld für Rundmails oder bei der Beitragserstellung beispielsweise dreimal der Name "Max Mustermann" auftaucht, bevor "Maximilia Musterfrau" angezeigt wird.
Hintergrund
Campflow ist seit zwei Jahren bei uns im Einsatz für unser Zeltlager und wir arbeiten oft mit denselben Personen zusammen, die manchmal sogar Mitglieder unseres Vereins sind. Es ist jedoch lästig und ineffizient, wenn diese Personen bei jeder neuen Anmeldung ihre Daten erneut eingeben müssen. Zudem erschwert es die Verwaltung und die gezielte Kommunikation, wenn es keine Möglichkeit gibt, doppelte Datensätze zusammenzuführen und eine einheitliche Datenbasis zu schaffen.
Eine zentrale Funktion zur Identifikation und Zusammenführung von Duplikaten würde die Benutzerfreundlichkeit und Effizienz erheblich verbessern. Diese Funktion sollte es ermöglichen, gleiche oder ähnliche Datensätze aus verschiedenen Aktionen und Mitgliedschaften zusammenzuführen, um eine einheitliche Ansicht der betreffenden Person zu erhalten. Dies könnte sowohl für Mitglieder als auch für allgemeine Kontakte nützlich sein. Zusätzlich könnte es wertvoll sein, Informationen über frühere Eventteilnahmen zu speichern und diese in einer Übersicht für jede Person anzuzeigen.
Vorschlag zur Umsetzung
Um das Problem der doppelten Datensätze zu lösen, sollte Campflow eine Funktion erhalten, die es erlaubt, Personendaten über verschiedene Events hinweg zu speichern und zusammenzuführen. Diese Funktion könnte wie folgt implementiert werden:
1. Einstellung „Personendaten speichern“: Für jedes Event könnte eine Option hinzugefügt werden, mit der die Speicherung von Personendaten aktiviert wird. Ist diese Option aktiv, werden die Daten der angemeldeten Personen automatisch im Mitgliederbereich oder im Kontaktbereich gespeichert.
2. Erweiterung des Mitglieder-/Kontaktbereichs: Der Mitglieder- und Kontaktbereich sollte um eine neue Sektion „Events“, ähnlich der Darstellung der Beiträge/Nachweise, erweitert werden. Diese Sektion würde eine Liste aller Events enthalten, an denen die jeweilige Person teilgenommen hat. Mit einem Klick auf ein Event könnte der Benutzer direkt zu der entsprechenden Anmeldung gelangen und dort weitere Details einsehen.
3. Automatische Übernahme von Daten: Daten, die sowohl in den Eventanmeldungen als auch in den Mitglieds- oder Kontaktformularen enthalten sind (z. B. E-Mail-Adresse, Name, Adresse, Telefonnummer, Geschlecht), sollten automatisch synchronisiert werden können. Zusätzlich könnte ein „Event-Datenkatalog“ implementiert werden, der es ermöglicht, bestimmte Informationen auch für zukünftige Events zu übernehmen.
4. Datenübernahme bei Event-Anmeldung: Bei der Anmeldung zu einem neuen Event, bei dem „Personendaten speichern“ aktiviert ist, sollte neben dem Feld für die E-Mail-Adresse ein Button oder Link zur „Übernahme von Daten aus vorherigen Veranstaltungen“ erscheinen. Nach dem Klick auf diesen Button könnte ein Pop-Up erscheinen, das erklärt, dass eine E-Mail mit einem personalisierten Anmeldelink an die eingegebene E-Mail-Adresse gesendet wurde. Der Anmeldelink führt zu einem vorausgefüllten Formular mit den neuesten Daten aus der Datenbank.
5. Aktualisierung von Personendaten: Wenn eine Person bei der Anmeldung persönliche Angaben ändert, die auch in der Mitgliederdatenbank gespeichert sind (z. B. Telefonnummer oder Adresse), sollte beim Speichern eine Abfrage erscheinen, ob die Änderungen nur für dieses Event oder auch generell in der Datenbank übernommen werden sollen. So können wir auch unser Mitgliedsdatenbank immer auf den aktuellen Stand halten.
6. Manuelle Verknüpfung und Konfliktlösung: Benutzer mit den entsprechenden Rechten („Events“ und „Mitglieder“ verwalten) sollten in der Lage sein, eine manuelle Verknüpfung von Personen und deren Anmeldungen vorzunehmen. Dabei sollte ein Dialogfenster zur Lösung von Datenkonflikten (z. B. bei mehreren oder unterschiedlichen Telefonnummern) eingeblendet werden, in dem die Benutzer die jeweils aktuelle Information auswählen können. Personen mit der gleichen E-Mail Adresse & Name sollten automatisch zur Verknüpfung vorgeschlagen werden. Es sollte aber auch eine manuelle Auswahl möglich sein, falls sich Name/E-Mail ändert.
Vorteile der Implementierung
Die Einführung dieser Funktionalität würde die Datenverwaltung erheblich vereinfachen und die Benutzerfreundlichkeit von Campflow deutlich erhöhen. Durch die Vermeidung von doppelten Datensätzen und die Möglichkeit, Informationen zentral zu verwalten, könnten Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden.
Die neue Funktion würde außerdem einen besseren Überblick über die Teilnehmerhistorie bieten, was insbesondere für die Eventplanung von Vorteil ist. So könnten z. B. Auswertungen erstellt werden, die aufzeigen, wie viele Teilnehmer zum ersten Mal dabei sind, wie viele bereits an mehreren Events teilgenommen haben oder wie viele Mitglieder des Vereins sind. Diese Informationen sind entscheidend für die langfristige Planung und für die gezielte Ansprache der Teilnehmer.
Weiter Gedacht
Es wäre außerdem cool, wenn „Auslagen“ direkt einer Person (Mitglied) zugeordnet werden könnten. Auf diese weise könnten auch SEPA-Daten exportiert werden und wir könnten nicht nur Lastschriften einziehen, sondern auch Auslagen überweisen. Auch könnte so übersichtlich dargestellt werden, welche Person wie viele Auslagen für ein Event hatte und wer wie viel bestellt hat. Dadurch erhoffen wir uns leicht zu erkennen, wenn eine Person unverhältniss viele oder hohe Auslagen für unseren Verein hat und wir ggf. andere Maßnahmen (zweite Bankkarte, Zugriff auf das Bankkonto, eigenes Vereins-Amazon/Paypal-Konto, .) ergreifen sollten.
Über entsprechende Filter, kann es dann außerdem möglich sein, einzelne Personen gezielt zu finden und gezielt anzusprechen. (Personen, die schon an drei Events teilgenommen haben und 15 Jahre alt sind, könnten sich für einen Gruppenleitergrundkurs interessieren.
Zusammenfassung
Durch die Implementierung einer Funktion zur Zusammenführung von Personendaten über verschiedene Events hinweg könnte Campflow seine Effizienz und Benutzerfreundlichkeit steigern. Dies würde nicht nur die Verwaltung vereinfachen, sondern auch eine konsistentere und verlässlichere Datenbasis schaffen, die langfristig zu einer verbesserten Eventplanung und Kommunikation führt.