Kurzfassung
Wir wünschen uns in Campflow einen Export „SEPA-Überweisungsdatei erstellen“ für unbezahlte Auslagen, analog zum Wunsch nach SEPA-Lastschriften für Beiträge (XML-Format).
Das Ziel: eine Überweisung je Beleg mit sauberem Verwendungszweck, die XML-Datei direkt ins Onlinebanking hochladen, und Campflow ordnet die Buchungen danach automatisch den Belegen zu.
Ausgangslage
Nach unserem Zeltlager haben wir über 50 Auslagen an Gruppenleiter*innen, Küche und Team erstattet. Bei Bestellungen über Online-Händler ist es teilweise sogar von Vorteil, über einen privaten Account zu bestellen (z. B. kostenlose Lieferung). So kamen bei einer einzelnen Person über 30 verschiedene Auslagen zusammen.
Aktuell bietet Campflow unter Belege → Unbezahlte Auslagen pro Person die Funktion „Für Überweisung kopieren“ mit Name, Gesamtbetrag und Verwendungszweck. Bei wenigen Belegen funktioniert das gut. Bei vielen Belegen entsteht aber ein Verwendungszweck wie:
38 Auslagen Nr. 2026-160, 2026-54, 2026-153, 2026-52, 2026-57, … , 2026-155, 2026-157
In unserem Fall sind das 375 Zeichen. Im SEPA-Verwendungszweck sind jedoch maximal 140 Zeichen zulässig. Die Folgen:
Das Onlinebanking kürzt den Text oder lehnt die Überweisung ab.
Belegnummern gehen verloren.
Die spätere Zuordnung unter Zahlungen muss von Hand erfolgen.
Unser aktueller Workaround
Wir kopieren die Auslagenliste aus dem Dialog und lassen extern eine SEPA-XML-Datei erzeugen (Claude sei Dank). Diese laden wir als Sammelauftrag ins Onlinebanking hoch. Die Datei enthält eine Überweisung je Beleg, der Verwendungszweck lautet z. B.:
Auslage Nr. 2026-51 vom 07.07.2026 fuer Gasregler und Schlaeuche
Das funktioniert, hat aber Nachteile: Es gibt einen Medienbruch, die IBAN muss von Hand übertragen werden, dabei können Fehler passieren, und nicht jede Gruppierung hat das Know-how dafür.
Der Wunsch
Export-Button Im Dialog „Unbezahlte Auslagen“ gibt es einen Button „SEPA-Datei erstellen“. Personen und einzelne Belege lassen sich per Checkbox auswählen.
Export-Einstellungen
Auftraggeberkonto: Auswahl aus den hinterlegten Vereinskonten.
Ausführungsdatum.
Buchungsart auf dem Vereinskonto: Einzelbuchung oder Sammelbuchung (siehe unten).
Aufteilung: standardmäßig eine Überweisung je Beleg, optional eine Überweisung je Person.
Verwendungszweck-Vorlage mit Platzhaltern, z. B.
Auslage Nr. {belegnr} vom {datum} für {beschreibung}, dazu eine Live-Vorschau und ein Zeichenzähler (x/140).
Prüfungen vor dem Export
fehlende oder ungültige IBAN (Prüfziffer)
Verwendungszweck über 140 Zeichen: automatisch kürzen, wobei die Belegnummer immer erhalten bleibt
Umlaute und Sonderzeichen in den SEPA-Zeichensatz umwandeln
Kontrollsumme
Vormerken und automatisch zuordnen
Exportierte Auslagen bekommen den Status „Überweisung beauftragt“. So können sie nicht versehentlich doppelt exportiert werden.
Sobald die Umsätze auf dem Konto erscheinen, ordnet Campflow sie über die End-to-End-Referenz (z. B.
AUSLAGE-2026-51) bzw. den Verwendungszweck automatisch den Belegen zu.
Warum das für Ehrenamtliche viel ausmacht
Überweisungen machen wir meist erst spät abends. Die Buchungen gehen dann in der Regel erst am nächsten Morgen raus und sind auch erst dann in Campflow zum Zuordnen sichtbar.
Heute heißt das: zwei Tage hintereinander Kasse machen. Mit vorgemerkten Zahlungen und automatischer Zuordnung reicht ein Termin, den Rest erledigt Campflow.
Das ist vorallem dann der Fall, wenn man dieses System weiter für Rechnung denkt.
Weitergedacht: Rechnungen und Rechnungsfreigaben
Das gleiche Prinzip ließe sich auch auf Eingangsrechnungen übertragen:
Einreichen: Vorkasse-Rechnungen (z. B. Zeltplatz, Busunternehmen, Material) können direkt in Campflow eingereicht werden, gegebenenfalls auch vom Team.
IBAN automatisch erkennen:
Bei E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) stehen die Zahlungsdaten strukturiert in der Datei (EN 16931: BT-84 Zahlungskonto/IBAN, BT-83 Verwendungszweck).
Bei Rechnungen mit GiroCode (EPC-QR-Code nach EPC069-12) stehen IBAN, Empfänger, Betrag und Verwendungszweck im QR-Code.
Freigabe: Die Rechnung wird freigegeben und landet danach automatisch im nächsten SEPA-Export.
Automatische Zuordnung: Campflow kennt den geplanten Verwendungszweck und die Referenz und ordnet die Buchung bei Eingang direkt der Rechnung zu. Eine manuelle Zuordnung ist also selbst dann nicht mehr notwendig wenn die Rechnungsnummer des Aussteller und keine eigene Beleg-Nr verwendet wird.
Einzel- oder Sammelbuchung umschaltbar
Im SEPA-Format steuert das Feld BtchBookg, ob die Bank die Posten auf dem Vereinskonto als eine Sammelbuchung oder als Einzelbuchungen darstellt. Wir wünschen uns das als Option beim Export:
Auslagen und Rechnungen: Mit Einzelbuchung steht jede Erstattung mit Belegnummer auf dem Kontoauszug. Das erleichtert die automatische Zuordnung und die Kassenprüfung.
Auch bei Lastschriften (Beiträge): Auch hier ist das spannend. Mit Einzelbuchung ist jeder Einzug direkt über das Bankkonto nachvollziehbar.
Hinweis: Die Einstellung wirkt nur auf das Konto des Vereins. Beim Empfänger kommt jede Überweisung ohnehin als eigene Gutschrift an.
Technische Details zur SEPA-Überweisungsdatei
Dieses kann euch am besten die KI verraten ;-) Wir hatten hier gute Erfahrungen und konnten so schon leicht valide sepa-Auträge Dateien erstellen.
Diese Daten braucht Campflow
Vereinskonto: Kontoinhaber, IBAN - diese Daten sind sowieso bekannt.
Pro erstattungsberechtigter Person: IBAN und Name der Kontoinhaber*in. Der Name kann von der Person abweichen, z. B. bei jüngeren Gruppenleiter*innen mit einem Konto der Eltern. Seit Oktober 2025 gleichen Banken bei SEPA-Überweisungen den Empfängernamen mit dem Kontoinhaber ab (Empfängerüberprüfung). Ein falscher Name führt zu Warnungen. Das passt zum Request IBAN Feld bei Belegscanner für Auslagen.
Ggf. kann auch eine “Verknüpfung” mit einem Mitglied erfolgen - da hier ggf. schon IBAN/BIC hinterlegt sind.
Pro Beleg: Belegnummer, Belegdatum, Beschreibung und Betrag. Das ist in Campflow bereits vorhanden.
Datenschutz
IBANs von Ehrenamtlichen sollten nur zweckgebunden für Erstattungen gespeichert werden. Sichtbar sein sollten sie nur für Rollen mit Kassenrechten.
Spezifikationen & Links
DFÜ-Abkommen, Anlage 3 – Spezifikation der Datenformate (DK): https://www.ebics.de/de/datenformate
DK-Schemadateien (TVS) und ergänzende Dokumente: https://www.ebics.de/de/datenformate/ergaenzende-dokumente
Verwandter Request: SEPA-Lastschriften für Beiträge (XML-Format)
Verwandter Request: IBAN Feld bei Belegscanner für Auslagen